چگونه درخواست کنیم تا به کار ما رسیدگی کنند

حتما برای شما پیش آمده که در شرایطی قرار گرفتید که دوست داشتید به درخواست شما رسیدگی کنند و کارتان را به نحو احسن انجام بدهند. اما به دلیل اینکه نتوانستیم درخواست مان را به درستی مطرح کنیم و یا خیلی عوامل دیگر، این کار به درستی انجام نشده است.

در این مقاله قصد دارم بگویم که چگونه درخواست کنیم تا به کار ما رسیدگی کنند.

چه در ادارات و چه در موسسات وقتی درخواستی داریم کار ما سریعتر انجام گیرد.

یکی از دوستان در دوره های آموزشی از من درخواست کرد تا راهکارهایی به ایشان نشان دهم تا بتوانند هر چه سریعتر در خواست خود را عنوان کنند و آن شخص مسئول زودتر رسیدگی کنید.

روشهایی که در ادامه خواهید خواند برای شخص من کارگشا بوده و امیدوارم برای شما خواننده گرامی در موقعیت های مشابه مفید واقع شود.

اولین راهکار من این است که خودمان را در شرایط فرد مسئول قرار بدهیم و آن فرد را درک کنیم. این مطلب به این معنی نیست که او این حق را بدهیم که هر کاری بخواهد را انجام بدهد، خیر به هیچ وجه…

اما باید شرایط او را درک کرد و این را دانست که در چه سختی‌هایی هست در چه محیطی  کار می‌کند.

به عنوان مثال وقتی فرد مسئول در طول روز مجبور باشد یکتنه جوابگوی صدها نفر باشد که می‌آیند و درخواست های مختلفی دارند مطمئناً خسته خواهد شد و چهره ای نه چندان مطلوب را به خود خواهد گرفت. دشواری‌های خاص خودش را در محل کار دارد.

پس باید در گام اول کمی با آن فرد همگامی کنیم. به این معنی که اتفاق مشابه را پیدا می‌کنیم اتفاقی که حالا هیچ شباهتی بین من و اون فرد ایجاد می کند. مثلا می توانیم به او بگوییم: خدا قوت از صبح مجبوری با اینهمه افراد مختلف سر و کله بزنید چه اعصاب فولادی شما دارید و واقعا بهتون تبریک میگم که اینقدر صبر و تحمل دارید.

وقتی چنین موضوعاتی را به فرد در مقابل گفته شود، فرد حس بهتری خواهد داشت و به خودش خواد گفت شخص رو به رو  شرایط من رو درک می‌کند مسئولیت من را میداند. و ازدحامی که هر روز مقابل من هست با خبر هست و حتی می توانیم به او بگوییم: کاش مدیران این مجموعه شرایط بهتری را برای شما فراهم کنند تا کمی از شلوغی کار شما کاسته شود.

مثلاً کسی که در قسمت بایگانی یک اداره کار می‌کند می‌توانیم بگوییم: سخته بین این همه زونکن و این همه پروندن شما باید بگردید و پرونده من را پیدا کنید. انشالله که زودتر این پرونده ها الکترونیکی شود و شما اینقدر به زحمت نیفتید و به راحتی با یک تایپ کردن در کامپیوتر به راحتی به این فایل ها دسترسی داشته باشید.

پس راهکار اول این است که با فرد کمی همگامی کنیم و راجع به مشکل او صحبت کنیم و بگوییم کاش مشکلش رفع شود و خداقوت بگوییم.

همین که حال آن فرد را کمی درک می‌کنیم خیلی به ما کمک می‌کند

راهکار دوم که بسیار مهم و کلیدی ه لبخند زدن و حسن‌جویی کردن است.

پیشنهاد می کنم که از واژه خسته نباشید، استفاده نکنید و ببینید چقدر اثربخش‌تر خواهد بود. چرا؟؟؟

چون همه از ابتدای صبح از این کلمه استفاده می کنند و بعد از سلام می‌گویند: سلام خسته نباشید و این فرد از صبح هزاران بار این جمله را شنیده و در ناخودآگاه خودش به لحاظ جسمی خسته شده و در دل می‌گویید این فرد هم مانند همه مراجعان است.

راهکار سوم این است که به جای اینکه به شخص دستور بدهیم و بگوییم این کار را انجام بده، یا این امضا رو بکن. به جای آن میتوان این گونه بگوییم: آقای فلانی می‌توانی من را راهنمایی کنید که با این پرونده چه بکنم و درخواست راهنمایی داشته باشیم.

با در خواست راهنمایی متوجه خواهیم شد که شخص مقابل دوست دارد ما را راهنمایی کند ولی هیچکس دوست ندارد بهش دستوری داده شود.

پس اگر می خواهیم احتمالاً کار ما راه بندازد خیلی بهتر است به جای دستور دادن از او درخواست راهنمایی داشته باشیم.

پیشنهاد بعدی من این است وقتی حتی با کسی کاری نداریم باز هم از او تشکرکنیم

مثلاً وقتی موقع خروج از یک اداره با مسئولان حراست آنجا، کسی که اونجا ایستاده با اینکه با آن کاری نداریم یک سلام و احوالپرسی داشته باشیم و خدا قوت بگوییم.

مطمئن باشید اگر یک روزی کاری پیش بیاید که با اون شخص  کاری داشته باشید بهتر کار ما را انجام خواهد داد. شاید در تمام سالهایی که آن فرد تو مجموعه حضور داشته، حتی مدیرش هم یک بار احوال او را به درستی نپرسیده و یا یک نکته مثبت را در مورد او نگفته. مثلا چقدر شما خوشتیپی

و نکته آخر اینکه بعد از انجام کار از فرد تشکر کنیم چرا که خیلی وقتها پیش می‌آیند زمانی که کار ما را انجام می‌دهند، ما سریع محل رو ترک می‌کنیم و تشکر کردن رو فراموش می کنیم. یادمان باشد حتی اگر فراموش کردیم، برگردیم به اتاق آن شخص و تشکر کنیم و بگوییم واقعا از لطف شما ممنونم.

این کمک می کند که دفعه های بعد شخص کار ما را با علاقه بیشتری انجام بدهد.

من به شخصه از این روش ها استفاده کردم و اکثر اوقات جواب خیلی خوبی گرفتم.

احتمال میدهم در روزهای اول که اگر از این روش ها استفاده می‌کنید ممکن است اتفاق نیفتد به خاطر اینکه شما تسلط کافی را کسب نکردید و نمی‌توانید این کار را به درستی انجام دهید. نگران نباشید شما هر چه بیشتر از این تکنیک ها استفاده کنید به مرور زمان این رفتار در شما نهادینه می‌شود و هر دفعه  نتایج بهتری را خواهید گرفت.

ممنونم که با من در این مقاله همراه بودید.

امیدوارم که سالم و تندرست باشید و روابط بسیار عالی رو بسازید.

سپاسگزارم از شما و مستدام باشید.

حامد علی عبدالهی